Sist endret: 31.12.2018
Denne personvernerklæringen gjelder for advokat Sven Knagenhjelm.
Jeg er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner min kontaktinformasjonen nedenfor.
1 Hvem jeg behandler personopplysninger om
Denne personvernerklæringen retter seg mot min behandling av personopplysninger om følgende personer:
- Privatkunder
- Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
- Kontaktpersoner hos mine leverandører og samarbeidspartnere
- Personer som er involvert i saker jeg bistår i
- Andre personer som er omtalt i saksdokumenter jeg får tilgang til
- Besøkende på min nettside
2 Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag
Nedenfor har jeg gitt en oversikt over hvilke formål jeg behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger jeg behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.
Etablering av klientforhold: Når jeg kontaktes av en klient med forespørsel om jeg kan ta et oppdrag, foretar jeg en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før jeg eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.
I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil jeg om nødvendig foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven.
Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle mine rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c. Dersom jeg kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon. Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.
Sakshåndtering: Enkelte advokatoppdrag innebærer at jeg får tilgang til personopplysningerom parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.
Klientadministrasjon. Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i mitt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det jeg gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.
Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Jeg oppbevarer saksdokumenter i ti år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. den legitime interessen angitt over) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.
Fakturering: Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes personens private postadresse for utsendelse av faktura, alternativt sendes faktura pr epost. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.
IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i mine IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitim interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.
3 Hvem vi deler personopplysninger med
Mine leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.
Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.
Jeg utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.
4 Lagring av personopplysninger
Normal lagringstid på papir eller data er 10 år. Lagringen er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for min egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller bli en tvist der tilgang til informasjonen som er lagret er nødvendig. Det rettslige grunnlaget for dette er hjemlet i GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) og art. 9 nr. 2 bokstav f samt personopplysningsloven § 11.
Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.
5 Dine rettigheter
Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.
Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger jeg har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan jeg stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.
KONTAKTINFORMASJON
Advokat Sven Knagenhjelm
Postboks 447 Sentrum
0104 OSLO
Tel 93249354
Epost sk@advokatforum.no